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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Control de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Control de Documentos altamente organizado y orientado al detalle para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar que toda la documentación de la empresa esté correctamente gestionada, almacenada y actualizada conforme a los estándares internos y normativas externas. El Coordinador de Control de Documentos será responsable de implementar y mantener sistemas de control documental eficientes, asegurando la trazabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la información en todo momento.
El candidato ideal tendrá experiencia previa en gestión documental, conocimiento de normativas de calidad y habilidades avanzadas en el uso de herramientas digitales para la administración de archivos. Además, deberá tener la capacidad de trabajar en equipo, comunicarse eficazmente con diferentes departamentos y mantener altos estándares de precisión y cumplimiento.
Entre sus funciones principales se encuentran la creación y mantenimiento de registros, la revisión y aprobación de documentos, la capacitación del personal en políticas de control documental y la auditoría periódica de los sistemas de archivo. También será responsable de coordinar con proveedores externos y organismos reguladores cuando sea necesario.
Este rol es fundamental en industrias reguladas como la farmacéutica, la construcción, la ingeniería y la manufactura, donde el cumplimiento normativo y la trazabilidad documental son esenciales. El Coordinador de Control de Documentos contribuirá directamente a la eficiencia operativa y al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
Buscamos una persona proactiva, con pensamiento analítico y habilidades para resolver problemas, que pueda adaptarse a entornos dinámicos y manejar múltiples tareas simultáneamente. Si tienes pasión por la organización, el cumplimiento y la mejora continua, esta es una excelente oportunidad para ti.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y mantener el sistema de control de documentos de la empresa.
- Asegurar la correcta clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos.
- Revisar y aprobar documentos conforme a los procedimientos establecidos.
- Capacitar al personal en políticas y procedimientos de control documental.
- Realizar auditorías internas de documentación.
- Coordinar la actualización y eliminación de documentos obsoletos.
- Garantizar el cumplimiento de normativas legales y de calidad.
- Colaborar con otros departamentos para asegurar la integridad documental.
- Supervisar el flujo de documentos entre áreas y con terceros.
- Implementar mejoras en los procesos de gestión documental.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en Administración, Archivística o carrera afín.
- Experiencia mínima de 2 años en control documental.
- Conocimiento de normativas ISO y sistemas de gestión de calidad.
- Dominio de herramientas informáticas y software de gestión documental.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Conocimiento de procedimientos de auditoría documental.
- Capacidad para manejar información confidencial.
- Proactividad y orientación a la mejora continua.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es tu experiencia previa en control de documentos?
- ¿Qué herramientas digitales has utilizado para la gestión documental?
- ¿Cómo aseguras la confidencialidad de la información?
- ¿Has trabajado con normativas ISO o sistemas de calidad?
- ¿Cómo manejas la actualización y eliminación de documentos obsoletos?
- ¿Tienes experiencia capacitando a otros en procedimientos documentales?
- ¿Cómo priorizas tareas cuando manejas múltiples documentos?
- ¿Has participado en auditorías internas o externas?
- ¿Qué harías si encuentras una discrepancia en la documentación?
- ¿Cómo te mantienes actualizado sobre normativas y mejores prácticas?
